페이퍼리스 오피스 : 전자근로계약서 편

전자문서 관련 제품을 소개하고 페이퍼리스의 현재를 이야기합니다. 다양한 전자문서 제품/솔루션과 그 무궁무진한 활용 방안을 이해하는 데 도움이 되기를 바랍니다.

 

안녕하세요, 이파피루스입니다.

이번에 소개드릴 솔루션은 이파피루스의 전자근로계약서 솔루션입니다.

 

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1. 생각보다 번거로운 근로계약

 

오늘 직장에 입사한 이파피 대리가 있습니다. 입사 첫날 인사담당자는 이파피 대리에게 서류 한 묶음을 내밉니다. 근로계약서와 연봉계약서, 보안서약서 등등… 근로계약서와 연봉계약서는 두 부 씩이죠.

회사 측 날인은 이미 되어 있습니다. 각각의 내용을 살펴본 이대리가 모든 서류에 서명합니다. 근로자 서명 란은 물론, 조금 귀찮지만 페이지 사이사이 확인 서명(간인)도 빼놓을 수 없습니다. 서명을 마친 근로계약서와 연봉계약서는 회사와 이대리가 한 부씩 나누어 가지고, 보안서약서는 회사가 보관합니다.

종이 서류는 언제든 훼손되거나 잃어버릴 수 있으니 아마 인사담당자는 스캔하고, 이파피 대리는 폰으로 사진을 찍어 저장하겠죠.

그리고 둘 다 잠깐 이렇게 생각할 겁니다.

 

‘아… 귀찮다. 매번 이렇게 해야 하나?’

 

 

근로계약서 관리는 꽤 번거로운 일입니다. 근로자 입장에서는 하나뿐인 계약서인 데다 연봉과 개인정보가 포함돼 있으니 잃어버리거나 훼손되진 않을까 신경이 쓰입니다.

그런 계약서를 임직원 수만큼 관리해야 하는 인사담당자는 말할 것도 없습니다. 신규입사자 서류 처리에 매년 갱신해야 하는 연봉계약서와 보안서약서도 있고, 심지어 퇴사자의 근로계약서도 퇴사일 기준 3년까지 보관해야 하죠. 심지어 계약직이나 일용직 근로자도 많은 사업장이라면 1년 365일 서류더미에 시달릴지도 모릅니다.

 

전자근로계약서 솔루션은 지면에 날인하거나 싸인하는 기존 방식을 전자문서로 대체해 인사 업무를 보다 쉽고 간편하게 만들어 줍니다. 계속해서 쌓이는 종이 서류와 인감 도장 관리, 무한 싸인하기까지, 전자근로계약서 도입으로 한 번에 없앨 수 있습니다.

 

 

2. 상상 이상으로 간편하게, 전자근로계약

 

이파피루스의 전자근로계약서는 고용노동부 가이드라인을 준수해 기존 종이 계약서와 동일한 법적 효력을 발휘합니다. 전자근로계약서가 법적 효력을 가지기 위한 조건은 두 가지입니다.

 

1. 당사자의 서명 또는 전자서명법에 의한 전자서명을 포함해 당사자 쌍방의 합의에 따른 계약임을 명확히 할 것
   
   
2. 최종 작성 또는 서명 이후 어느 한 쪽에서 임의로 수정할 수 없도록 읽기전용문서로 저장하거나, 계약 이후 내용 수정시 상대 당사자가 바로 확인할 수 있는 장치를 마련할 것

 

 

앞서 소개했던 이파피 대리가 이번엔 다른 회사에 입사합니다. 이 회사는 이파피루스의 전자근로계약 시스템을 도입했습니다. 시스템에는 웹 브라우저로 접속할 수 있고, 인사 담당자가 근로계약서 등 입사 서류양식과 회사 인감 등 필요한 데이터를 미리 올려 놓았습니다.

서식 관리 기능을 통해 계약일과 이름, 인감과 서명 등 당사자가 직접 작성해야 하는 영역도 설정할 수 있습니다. 

 

 

새로 입사한 이파피 대리의 연봉과 메일주소만 입력하면 관리 페이지에서 계약 당사자의 메일로 바로 발송할 수 있습니다. 이렇게 말이죠.

 

 

이파피 대리가 이메일을 통해 전자근로계약서를 열고 서명 페이지로 이동하자 아래와 같이 근로계약서 페이지가 열립니다. 내용을 확인하고 날짜나 서명 등을 입력할 때마다 입력이 필요한 전체 영역 수와 입력을 마친 영역 수가 각각 아래에 표시되어 누락 없이 작성할 수 있습니다.

 

 

모든 입력란을 채운 뒤 ‘완료’ 버튼을 누르면 서명을 마친 계약서가 실시간으로 관리페이지에 업데이트되고, 인사 담당자가 회사 인감을 입력하면 계약이 완료됩니다. 이대리는 계약완료 메일로 받은 웹 링크를 통해, 인사 담당자는 관리자 페이지를 통해 최종 계약서를 열람할 수 있습니다.

 

 

이파피루스의 전자근로계약 솔루션은 1. 사용자와 근로자 쌍방이 서명하고 / 2. 최종 계약서는 수정 불가능한 형태로 웹에서 언제든지 열람할 수 있어 법적 효력을 발휘하기 위한 조건을 모두 충족합니다.

처음부터 끝까지 종이 없이, 파일 다운로드 없이 웹에서 이뤄지기 때문에 업무 처리 시간도 줄어들고 계약서 관리도 간편해집니다.

 

실제 전자근로계약 절차를 아래의 예시 영상에서 확인해 보세요 :)

 

 

 

 

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